Envías un contrato «limpio» a la otra parte y te contestan comentando una cláusula que borraste hace una semana. O el informe que mandas a un cliente lleva como autor a la persona que redactó la primera versión. Pasa a menudo, porque un documento de Word guarda mucha información que no se ve al abrirlo.
Qué información oculta guarda un Word
- Propiedades: autor, última persona que lo modificó, empresa, título, administrador y fechas.
- Control de cambios: si estaba activado, el texto que borraste sigue dentro, marcado como eliminado.
- Comentarios, con el nombre de quien los escribió y las respuestas.
- Texto oculto: el que tiene el formato «oculto» no se ve ni se imprime, pero está.
- Encabezados, pies y notas al pie, que se olvidan al revisar el cuerpo.
- Objetos incrustados: un Excel pegado como objeto lleva dentro el libro entero, no solo la tabla que se ve.
- Destinos de los enlaces, que pueden apuntar a rutas con nombres («C:\Users\ana.perez\…») o a carpetas de un cliente.
- La miniatura de la primera página, guardada aparte del texto.
Haz la prueba: copia el .docx, cambia la extensión a .zip y ábrelo. Dentro hay una carpeta
docProps con las propiedades y una word con el texto en XML, incluido lo borrado
con el control de cambios.
Cómo limpiarlo en Word
1. Acepta los cambios y borra los comentarios
En la pestaña Revisar: Aceptar › Aceptar todos los cambios y Eliminar › Eliminar todos los comentarios. Después desactiva el control de cambios para que no vuelva a registrar.
2. Pasa el Inspector de documento
En Windows: Archivo › Información › Comprobar si hay problemas › Inspeccionar documento. Marca todo, pulsa Inspeccionar y luego «Quitar todo» en cada apartado que encuentre: comentarios y revisiones, propiedades e información personal, texto oculto, encabezados y pies (si no los necesitas), contenido invisible. En Mac, la opción equivalente está en las preferencias de seguridad y privacidad de Word: quitar la información personal del archivo al guardar.
3. Revisa a mano lo que el inspector no toca
- Los datos personales del propio texto: el inspector quita metadatos, no anonimiza el contenido.
- Los objetos incrustados: sustitúyelos por una imagen o por una tabla normal.
- El nombre del fichero: «Contrato Ana Pérez v3.docx» también es un dato.
Si vas a enviarlo en PDF
Al exportar a PDF, el autor y el título pasan a las propiedades del PDF, y los comentarios y cambios también si estaban visibles. Limpia primero el Word y exporta después. Si el PDF ya está hecho, sigue cómo anonimizar un PDF paso a paso.
Cuando además hay que quitar datos del texto
Si el documento lleva nombres, DNI, direcciones o cuentas que no deben salir, el inspector no basta. AnonimData encuentra esos datos, te deja revisarlos y descarga el Word con el mismo formato, sin ellos. Al hacerlo vacía también el autor, la empresa y el título, elimina comentarios y control de cambios, los destinos de los enlaces y la miniatura. En Excel y PowerPoint, comentarios y notas se anonimizan igual que el texto y las propiedades salen vacías.