Un listado de clientes, las nóminas del mes, un registro de pacientes: casi todos los Excel de una empresa tienen datos personales. Anonimizarlo parece fácil (buscar y reemplazar), pero un libro de Excel guarda datos en sitios que no se ven al abrirlo.
Dónde se esconden los datos en un Excel
- Las celdas, claro, también las que tienen números: un teléfono o una cuenta guardados como número no los encuentra quien busca texto.
- Los nombres de las hojas («Ana Pérez», «Expediente 2026-0412»).
- Los comentarios y notas, con el nombre de quien los escribió.
- Las cabeceras y pies de impresión, que solo se ven al imprimir.
- Las tablas dinámicas, que guardan una copia completa de los datos de origen aunque borres la hoja de la que salen.
- Los gráficos, con los nombres de las categorías copiados.
- Las propiedades del fichero: autor, última persona que lo modificó y empresa.
Las fórmulas, el otro problema
Si cambias el nombre de una hoja a mano, Excel actualiza las fórmulas que apuntan a ella. Pero si lo haces
con buscar y reemplazar, o con un script, las referencias del tipo 'Ana Pérez'!B4 se rompen. Lo
mismo pasa con las tablas: el nombre de cada columna tiene que coincidir con el texto de su cabecera.
Técnicas según para qué sea el Excel
| Uso | Técnica |
|---|---|
| Compartirlo o publicarlo | Tachar o sustituir por etiquetas ([PERSONA_1]) y no guardar la tabla de correspondencias. |
| Análisis interno o pruebas | Datos ficticios coherentes: un DNI inventado con su letra correcta, un IBAN que pasa la validación. |
| Enviarlo a una IA | Etiquetas numeradas, para que la IA distinga a cada persona. Ver cómo usar ChatGPT sin datos personales. |
Si vas a publicar estadísticas, recuerda que combinar columnas (edad, código postal, profesión) puede identificar a alguien aunque no haya nombres. Lo explicamos en técnicas de anonimización de datos.
Cómo lo hace AnonimData
Sube el .xlsx y revisa lo que se ha encontrado. Al descargarlo en Excel se cambian los datos en celdas, hojas, comentarios, cabeceras, gráficos, tablas dinámicas y propiedades; las hojas se renombran junto con las fórmulas que apuntan a ellas y el libro se recalcula al abrirlo. El formato, los estilos y los gráficos se quedan como estaban. Lo mismo sirve para presentaciones de PowerPoint: diapositivas, notas del orador y los datos de los gráficos.